Philips HTP		Philips ETG

Een projectmanager van GOA?

Is er bij uw organisatie een mega tijdregistratie project aan de orde en overweegt u daarvoor een projectmanager van GOA langdurig fulltime in te huren lees dan vooral onderstaande beschrijving van hoe Philips ETG-Acht thans met tijdregistratie omgaat.

Philips ETG-Acht

Bij alle locaties van Philips ETG, ook de buitenlandse, is hetzelfde tijdregistratiesysteem met groot succes ingevoerd. Philips ETG had daarvoor een projectmanager van GOA langdurig fulltime ingehuurd. Deze inhuurkracht van GOA was vanaf het allereerste begin, nog vóórdat de pakketselectie startte, bij het project betrokken. Het resultaat van dit megaproject is dat Philips ETG thans voorloopt op het gebied van tijdregistratie. Philips ETG profiteert nu de vruchten van een identiek tijdregistratiesysteem voor alle sites, wat op een correcte manier is geïmplementeerd en volledig voldoet aan alle behoeften.

Hierna wordt, bij wijze van voorbeeld, beschreven hoe bij het 700 medewerkers tellende Philips ETG onderdeel in Acht met tijdregistratie en toegangscontrole wordt omgegaan.

Philips ETG-Acht gaat thans als volgt met tijdregistratie en toegangscontrole om:

Iedere morgen kunnen medewerkers gevraagd worden zich te legitimeren met hun Philips legitimatiebewijs (badge) bij de toegangspoort van het Philips complex in Acht. De badge is vervolgens nodig om de deur te ontsluiten van het gebouw waar de betreffende medewerker werkzaam is. Wanneer de medewerker start met de aanvang van zijn werkzaamheden, gebruikt hij de badge om in te klokken bij een tijdklok in de buurt van zijn werkplek. De tijd begint daarmee te lopen voor de werktijdregistratie.

Voor de directe medewerkers begint op het moment van inklokken voor de werktijdregistratie tevens automatisch de tijd te lopen op de opdracht(en) waar de medewerker de vorige werkdag aan werkte. Wanneer gestart wordt met nieuwe opdrachten worden deze gescand. Dit gebeurt wederom met dezelfde badge. De medewerker identificeert zich bij een ordertijdregistratie klok voorzien van barcodescanner en scant vervolgens de nieuwe opdracht(en) waaraan hij begint te werken.

Wanneer de tijd op de nieuwe opdracht(en) start betekent dat tevens automatisch het stoppen van de tijd op de vorige opdracht(en). Met behulp van de klokdialoog geeft de medewerker aan of er voor de vorige opdracht(en) een logistieke gereedmelding naar het ERP-systeem moet worden gestuurd.
De in het ERP-systeem vrijgegeven nieuwe opdrachten komen vrijwel realtime in de module ordertijdregistratie terecht. Omgekeerd gaan de aan de klok gedane logistieke gereedmeldingen vrijwel realtime naar het ERP-systeem. Periodiek gaan de door de module ordertijdregistratie per opdracht berekende besteedde uren naar het ERP-systeem.

Circa veertig indirecte medewerkers gebruiken de bij het tijdregistratiesysteem horende module projectregistratie om hun uren besteed aan verschillende projecten te registreren. Dit gebeurt op de PC op hun eigen werkplek door het handmatig inbrengen van uren in de module projectregistratie in een op een Excel spreadsheet lijkend scherm

De verschillende modules in tijdregistratiesysteem werken volledig geïntegreerd samen. Dit betekent onder andere dat de door middel van het werktijdregistratiesysteem berekende werktijd, inclusief overwerk, volledig overeenkomt met het totaal van de op de opdrachten berekende tijd in de module ordertijdregistratie. Tevens dat de berekende gewerkte tijd inclusief overwerk voor de indirecte medewerkers een zichtbaar gegeven is bij het handmatig verbijzonderen van de besteedde uren aan verschillende projecten.

De automatisering van het werktijdregistratiesysteem is zeer vergaand doorgevoerd. De medewerker registreert en verbijzondert zelf aan de klok alle plaatsvindende afwezigheden. Het maakt daarbij niet uit of deze afwezigheden aan het begin of einde van de dag, tussendoor of op de volgende dag(en) van toepassing zijn. In het geval dat er op een bepaalde dag overwerk moet worden berekend maakt de medewerker dat zelf aan de klok kenbaar en maakt daarbij gelijktijdig, ter compensatie, de keuze voor tijd of geld. Dit uiteraard in overeenstemming met de op dat moment geldende interne afspraken. Fiattering van alles wat de medewerker aan de klok registreert vindt achteraf op weekbasis plaats, door middel van door de directe leidinggevende te accorderen uitzonderingenlijsten. De hoeveelheid werk voor de applicatiebeheerder voor het werktijdregistratiesysteem blijft daardoor beperkt tot maximaal één dag per week. Dit ondanks dat variabele werktijden en velerlei soorten ploegendiensten van toepassing kunnen zijn en tevens alle maar enigszins relevante CAO bepalingen in het systeem zijn ingebouwd.

Naast de buitendeuren zijn met de bij het tijdregistratiesysteem horende module toegangscontrole, ook diverse binnenruimten beveiligd. Op vele plekken in het bedrijf kan bij calamiteiten met één druk op de knop een lijst worden geprint van aanwezige medewerkers. Vanzelfsprekend wordt ook gelogd wie waar is en waar, en wanneer die ergens toegang heeft gehad.

Management en overige leidinggevenden, evenals de afdelingen Personeeldienst en Administratie, kunnen zelf alle mogelijke informatie, mits daartoe geautoriseerd, naar zich toe halen. Voor de uitzendkrachten worden ten behoeve van diverse uitzendbureaus kant en klare urenstaatjes geprint.

Bovenstaande beschrijving zal duidelijk maken dat de impact van een tijdregistratiesysteem groot kan worden en dat er veel voordeel mee te behalen valt. Het is dan ook van het allergrootste belang dat een implementatie op een goede manier gebeurd.

Gezien de impact van een tijdregistratiesysteem met al zijn modules op uw bedrijf zal het duidelijk zijn dat betrokkenheid bij het implementeren van GOA, Nederlands specialist op het gebied van het implementeren van tijdregistratiesystemen, een goede investering zal blijken.

Bent u geïnteresseerd en wilt u eveneens met tijdregistratie omgaan zoals Philips ETG-Acht? Neem dan nu direct contact op met GOA.

Philips ETG-Acht. Vrijwel zeker het verst in Nederland op het gebied van tijdregistratie!

[ Afdrukken ]